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Adjointe administrative, 2021-05-17 (poste comblé)

Nature du poste

La Halte des proches est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif qui appuie la direction générale et l’ensemble de l’équipe d’intervenants psychosociaux dans les activités quotidiennes de l’organisation.

La Halte des proches est un organisme communautaire sans but lucratif dont la mission est d’offrir du soutien et répondre aux besoins de proches de personnes atteintes d’un trouble mental. La Halte des proches de personnes est ainsi appelée à informer et soutenir les proches en lien avec les impacts de la maladie mentale de la personne atteinte. Elle offre également des formations éducatives, anime des groupes de soutien et offre des suivis psychosociaux.

Description du poste

Sous la supervision et en soutien à la direction générale, l’adjoint ou l’adjointe administrative devra :

  • Offrir un soutien administratif et logistique dans l’organisation et la réalisation des programmes et des activités quotidiennes de l’organisme;
  • Voir à l’administration, à la comptabilité en lien avec le logiciel Simple Comptable et les finances de l’organisme;
  • Assister la direction dans la préparation des prévisions budgétaires, les états des résultats, la reddition de compte et assurer le contrôle des dépenses;
  • Gérer l’intégrité de la base de données PRODON de logilys, de la banque de données des financeurs et du site web;
  • Assurer le suivi et les mises à jour des politiques et procédures administratives et financières;
  • Voir à la mobilisation et au développement des membres;
  • Assurer la supervision des bénévoles via le recrutement, l’accueil, l’orientation, l’intégration, la formation et les suivis ainsi que de tenir à jour les dossiers bénévoles;
  • Contribuer à d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme
  • Mettre en place et maintenir le système de classement et d’archivage des dossiers;
  • Organiser les rencontres et le calendrier de déplacements de l’équipe, les inscriptions et les réservations;
  • Appuyer le service des communications relativement aux activités et événements;
  • Traiter les appels, le courrier et les courriels;
  • Aider à la préparation de rapports réguliers;
  • Maintenir l’inventaire du matériel de sensibilisation, anticiper les fournitures nécessaires et passer les commandes de fournitures;
  • Préparer les envois du matériel de sensibilisation;
  • Contribuer à d’autres tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme
  • Apporter ses avis et recommandations lors des analyses des dossiers, contrats, ententes et autres documents;

Compétences recherchées

  • Excellente capacité orale et écrite en français;
  • Connaissances des outils de la suite Office ou l’équivalent;
  • Maîtrise de base du logiciel Simple comptable;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Expérience en gestion des bénévoles;
  • Grand sens de l’autonomie et de l’initiative;
  • Rigueur, souci du détail; 
  • Sens de la planification et de la priorisation;
  • Qualités en relations interprofessionnelles;
  • Détenir un permis de conduire
  • Un atout : connaissance du système de gestion PRODON de Logilys;
  • Un atout : administration d’organisme à but non lucratif

Compétences stratégiques

  • Savoir gérer l’incertitude et l’ambiguïté ;
  • Axer solutions ;

Compétences opérationnelles

  • Gérer plusieurs dossiers de front en les priorisant ;
  • Avoir le souci du détail ;
  • Capacité à gérer les conflits ;

Compétences personnelles

  • Doué pour la communication interpersonnelle;
  • Être orienté vers la personne;

Conditions d’emploi

  • Poste permanent à temps plein, 32 à 35 h semaine
  • Début : immédiatement
  • Salaire : 40 000 $ selon l’expérience, échelle salariale en révision;
  • Scolarité exigée  : DEC technique administrative ou équivalent
  • Expérience : 3 ans minimum
  • Lieu de travail : St-Jérôme

Pour postuler

Les personnes intéressées doivent faire parvenir un curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt au plus tard le lundi31 mai 2021 par courriel à info@lahalte.ca

Seules les candidatures envoyées par courriel seront considérées. Nous remercions à l’avance toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Il est à noter que seules les candidatures retenues pour une entrevue seront contactées

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